Правила деловой переписки: примеры. Электронная деловая переписка: правила оформления и ведения. Деловая переписка: примеры писем для общения по электронной почте

Для кого: менеджерам по продажам; руководителям отдела продаж; сотрудникам, которые ведут переписку с клиентами.

Краткое содержание: Правила деловой переписки. Структура письма клиенту. Оформление письма.

Правила деловой переписки

1. Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
2. Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail или напомните о предыдущем взаимодействии.
3. Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т.п.
4. Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
5. Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
6. Если отвечаете на несколько вопросов – цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чем идет речь.
7. Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите свое намерение помочь ему разрешить ситуацию.
8. Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
9. Сообщите клиенту, что получили его письмо.
10. В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу – сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
11. Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
12. Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нем неполная или неактуальная – можно отправить вдогонку еще одно письмо с дополнениями и извинениями.
13. Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
14. Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
15. Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.

Структура письма

1. E-mail
   Почтовый адрес должен быть по возможности краткий и запоминающийся. Лучше использовать персонифицированный e-mail (например, [email protected]).
2. Тема письма
   Обязательно обозначайте тему письма. Тема должна соответствовать содержанию. Если вы знаете имя человека, которому пишете или его должность – указывайте их в теме.
3. Пометки
   Для особых писем можно использовать пометку «Важное». Подтверждение о прочтении лучше запрашивать только в исключительных случаях.
4. Структура письма
   • приветствие;
   • краткое обозначение темы письма;
   • расшифровка вопроса;
   • завершение (призыв к действию).
   Золотое правило: одно письмо – одна тема – один призыв.
5. Вложения
   Если вы прикрепляете к письму файлы – сообщите об этом адресату в теме письма. Тяжелые файлы удобнее передавать через облачный сервис (например, Яндекс.Диск).
6. Подпись
   Ставьте в подпись только основные и актуальные контакты. Постарайтесь уложиться в 3-5 строк.

Оформление письма

1. Используйте в письме удобные для чтения шрифты без засечек. Оптимальный размер шрифта 12-14 кегль.
2. Оптимальная длина абзаца – 3-4 строки. Длина предложения – 12-18 слов. Более длинное предложение лучше разбивать на два.
3. Желательно, чтобы письмо помещалось на экране целиком.
4. Для выделения важных слов и выражений, используйте полужирный шрифт (не более 4-5 слов подряд). Воздерживайтесь от выделения целых предложений (особенно, если они длинные), и, тем более, целых абзацев.
5. Не стоит злоупотреблять выделением текста яркими цветами, прописным шрифтом, курсивом. Если сомневаетесь – делайте выбор в пользу сдержанности.
6. Лучше отказаться от текста с подчеркиванием – его можно перепутать со ссылками.
7. Восклицательный знак следует использовать с осторожностью, только там, где он действительно необходим. Излишним будет ставить три или более восклицательных/вопросительных знака.
8. Нумерованные и маркированные списки улучшают восприятие информации.
9. Картинки должны дополнять содержимое письма, но ни в коем случае не заменять его (у многих получателей отключен показ картинок; письма, где текст заменен картинкой, могут расцениваться как СПАМ).

Разработайте корпоративные стандарты деловой переписки. Это поможет регламентировать процесс переписки сотрудников с клиентами и избежать ошибок, которые могут отразиться на продажах и имидже вашей компании.

Корпоративным подписчикам возможность читать все сообщения команды, в том числе написанные в личных и секретных чатах. Компании читают переписку сотрудников и сейчас, используя для этого DLP-решения. Это технологии предотвращения утечки информации, с их помощью можно следить за тем, чем занимается человек, а также автоматически анализировать его переписку по ключевым словам. The Village узнал у эксперта по информационной безопасности, какие чаты может легко прочитать начальник, законно ли это и где можно вести конфиденциальные беседы.

Как компании читают переписку сотрудников?

Кирилл Керценбаум

директор по развитию бизнеса Group-IB

Есть несколько технических способов отследить переписку сотрудников в офисе. Например, с помощью установки специального агента на каждую рабочую станцию. Он может встраиваться в браузер или само приложение чата или же перехватывать и расшифровывать трафик на уровне сетевого оборудования. И тот и другой способ означает использование так называемой техники Man-in-the-middle («человек посередине»).

Некоторые службы обмена сообщениями, хранящие историю переписки локально, например Skype for Business, позволяют IT-службе просматривать логи сообщений без установки дополнительного ПО. Перехват трафика социальных сетей и служб обмена мгновенными сообщениями, в частности веб-версии мессенджера Telegram, доступен в некоторых DLP-решениях.

Какие сообщения прочитать труднее?

Перехватывать информацию со смартфонов сложнее. На Android тоже можно установить специальный DLP-агент, но если устройство принадлежит сотруднику, а не компании, то сделать это легально можно только с его согласия. Установить такую программу на iOS-платформу, если устройство не было взломано (jail break), невозможно.

Доступ к переписке легальным способом нельзя получить на любой платформе, где используется сквозное шифрование . Это относится к мобильным мессенджерам WhatsApp, Telegram и Viber. Но опять же в случае использования веб-версии Telegram доступ к текущей переписке возможен. Также стоит помнить о том, что большинство сервисов обмена сообщениями позволяет хранить или архивировать историю сообщений локально или в облачные сервисы, в частности Apple iCloud или Google Drive. Получив доступ к этим архивам, можно прочесть историю переписки конкретного человека. Но это скорее может сделать кибепреступник, а не работодатель, так как это нелегально.

Законно ли это?

Законодательство на это смотрит двояко, в частности судебная практика в России имеет примеры, когда суды вставали и на сторону работодателя, и на сторону сотрудника. Самый надежный способ избежать судебных претензий - прописывать эту возможность в трудовом договоре и получать явное согласие сотрудника на доступ в случае необходимости к его служебной переписке. При этом следить за личной перепиской работодатель не имеет права.

Очень важно отметить, что такое согласие дает работодателю право на автоматизированный контроль переписки по ключевым словам, но не тотальный контроль всех сообщений и их ручную обработку. Суд может это истолковать как нарушение права на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений (статья 23 Конституции России).

Есть страны, в частности Германия, где работодателю законодательно запрещено мониторить любую переписку, даже служебную, даже если сотрудник дает на это согласие в трудовом договоре. То или иное сообщение можно прочитать только с разрешения работника и при его содействии.

Где лучше вести переписку, чтобы сохранить ее в секрете от начальства?

Переписку нужно вести с личных мобильных устройств и только с использованием сервисов, которые используют сквозное шифрование, в частности Telegram, WhatsApp, Viber. Также лучше это делать, не подключаюсь к корпоративной Wi-Fi-сети.

Чтобы защитить переписку от доступа третьей стороны, в том числе хакеров, лучше использовать секретные или приватные чаты. Во-первых, в них обычно есть дополнительный слой шифрования. Кроме того, их история не сохраняется ни на устройстве, ни на серверах провайдера сервиса, ни в резервных копиях.

Основной вопрос: у работодателя есть подозрения, что работник ведет переписку с конкурентами. Можно ли обойти гарантированное Конституцией право на тайну переписки? Решение: работодатель вправе просматривать сообщения сотрудников, которые были отправлены с рабочей (корпоративной) почты. Однако это право не действует автоматически – его нужно предусмотреть в локальном нормативном акте.

У работодателей часто возникает вопрос, как можно законно установить контроль за использованием работниками корпоративного электронного почтового ящика. Такое желание вполне обоснованно: для работодателя важно выявлять случаи распространения работником конфиденциальной или иной информации (в том числе коммерческой тайны), разглашение которой может нанести ущерб компании. Бывают и другие причины необходимости контроля за электронной перепиской. Например, для ограничения или пресечения использования почтового ящика в личных или иных, не связанных с работой, целях, а также для контроля соблюдения работником корпоративных правил лояльности и этики при переписке с клиентами. Эта статья о том, как на законных основаниях контролировать электронную почту сотрудников. Право работодателя просматривать электронную почту сотрудников Проблема контроля за перепиской работников неоднозначна. С одной стороны, собственником компьютеров, сервера электронного ящика, точек доступа в интернет является работодатель. Из этого следует и право компании контролировать процесс использования работниками принадлежащего ей имущества в соответствии с его целевым назначением (ч. 2 ст. 209 ГК РФ). Кроме того, одной из трудовых обязанностей работодателя является обязанность обеспечить работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми ему для исполнения трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Этой обязанности работодателя корреспондирует обязанность работника добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдая при этом правила внутреннего трудового распорядка (ст. 21 , ч. 1 ст. 189 ТК РФ). Нарушение тайны переписки с использованием служебного положения может грозить штрафом в размере от 100 до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо обязательными работами на срок до 480 часов, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет (ч. 2 ст. 138 УК РФ). Но, с другой стороны, статьей 23 Конституции РФ гарантировано право каждого на неприкосновенность частной жизни, тайны переписки, телеграфных и иных сообщений. Этот же принцип защиты тайны связи реализован в нормах статьи 63 Федерального закона от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи» и статьи 138 Уголовного кодекса, устанавливающей уголовную ответственность за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений. Ограничение тайны переписки допускается только в случаях, предусмотренных федеральными законами. Поэтому при решении вопроса о правомерности контроля за корпоративной перепиской сотрудников нужно понять, где проходит граница между частной жизнью работника и его рабочими обязанностями, если речь идет о сообщениях, которыми он обменивается с корпоративной почты. Подход ЕСПЧ. В 2007 году Европейский суд по правам человека по делу Копланд против Соединенного Королевства вынес постановление от 03.04.07 № 62617/00 (Copland v. United Kingdom), в котором пришел к выводу, что работодатель не может контролировать электронную переписку работников, если не соблюден ряд условий. Необходимо учитывать, что российские суды общей юрисдикции при принятии решений должны учитывать акты Европейского суда по правам человека (далее – ЕСПЧ), в которых дано толкование положений Конвенции о защите прав человека и основных свобод, подлежащих применению в данном деле. Это указано в пункте 4 постановления Пленума Верховного суда от 19.12.03 № 23 «О судебном решении». В деле Копланд против Соединенного Королевства были следующие обстоятельства: заявительница работала в одном из британских колледжей в качестве личного помощника директора. По требованию заместителя директора был установлен контроль использования ею телефона, электронной почты и интернета. По утверждению работодателя, это было сделано для того, чтобы убедиться в том, что она не использует оборудование колледжа в личных целях. Мониторинг использования электронной почты заключался в анализе адресов, дат и времени отправки электронных сообщений. При этом правила такого контроля в колледже разработаны не были, в законодательстве эта ситуация тоже не была урегулирована. Но при рассмотрении дела ЕСПЧ заявил: «Телефонные звонки из служебных помещений охватываются понятиями “личной жизни” и “корреспонденции”». Отсюда следует логичный вывод о том, что электронные сообщения, отправленные с работы, должны быть защищены аналогичным образом, как и информация, полученная в результате мониторинга ли чного использования интернета». Таким образом, ЕСПЧ распространил конституционные принципы соблюдения тайны переписки и неприкосновенности частной жизни при пользовании интернетом и электронной перепиской вне рамок трудовых отношений на аналогичные действия, совершаемые в те часы, когда работник выполняет или должен выполнять трудовые обязанности. Интересный вопрос Законно ли увольнение работника за распространение коммерческой тайны, если этот факт был установлен при просмотре его личной (не корпоративной) почты? Нет, незаконно. Если сведения о пересылке информации, содержащей коммерческую тайну, были получены работодателем в результате несанкционированного доступа к личной почте работника, то такие доказательства будут считаться полученными с нарушением принципов тайны переписки и не смогут подтвердить правомерность увольнения (кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Волгоградского областного суда от 01.09.11 по делу № 33-11601/11). Но это не значит, что работодатель вообще не вправе установить контроль за электронной перепиской работников. В вышеуказанном решении ЕСПЧ рассматривал также вопрос о том, было ли вмешательство в права заявительницы осуществлено в соответствии с законом. В этом вопросе он пришел к следующему выводу: вмешательство не соответствовало закону, так как отсутствуют данные о существовании в период событий каких-либо положений в общем законодательстве страны или локальных нормативных актах колледжа, устанавливавших обстоятельства, которые давали работодателю право осуществлять мониторинг использования работниками телефона, электронной почты и интернета. При этом вопрос о том, может ли мониторинг использования на рабочем месте телефона, электронной почты или интернета при определенных обстоятельствах считаться необходимым в демократическом обществе для достижения законной цели, ЕСПЧ оставил открытым. Условия для контроля за перепиской на законных основаниях. Таким образом, из приведенного выше решения ЕСПЧ № 62617/00 следует, что право работодателя контролировать переписку работника не исключается полностью. Однако это право должно быть закреплено в нормативном правовом акте или хотя бы в локальном нормативном акте. В частности, право работодателя на контроль за электронными сообщениями работников, которые отправляются с корпоративных адресов электронной почты, может быть установлено в Правилах внутреннего трудового распорядка организации наряду с обязанностью работника использовать электронную почту только в рабочих целях (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Лучше также указать конкретные цели, в которых работодатель вводит такой контроль. Кроме того, требуется еще одно условие. Оно следует из рассуждения ЕСПЧ в постановлении № 62617/00 по вопросу о том, имело ли место со стороны работодателя вмешательство в осуществление работником своих прав. ЕСПЧ отметил: «Сбор и хранение без ведома заявительницы персональной информации, относящейся к использованию телефона, электронной почты и интернета, представляли собой вмешательство в ее право на уважение личной жизни и корреспонденции». То есть суд обратил особое внимание на тот факт, что заявительница не была предупреждена о том, что работодатель собирает данные о ее электронных сообщениях, телефонных разговорах и пользовании интернетом. Учитывая это, можно сделать вывод, что в тех случаях, когда работник заведомо знает, что работодатель имеет доступ к содержанию отправленных и полученных с использованием рабочего электронного почтового ящика сообщений и тем более выразил согласие на совершение работодателем подобных действий, они не должны квалифицироваться как нарушение конституционного права работника. Поэтому сотрудник должен быть как минимум предупрежден о том, что работодатель просматривает его корпоративную почту. Если быть точнее, его нужно под роспись ознакомить с локальном нормативным актом, в котором устанавливается право работодателя контролировать корпоративную почту. Это отвечает и требованиям российского трудового права: согласно статье 22 Трудового кодекса , работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В идеале лучше еще и заручиться письменным согласием работника на контроль рабо тодателем его переписки с корпоративного адреса электронной почты. Например, такое условие может быть включено непосредственно в трудовой договор. Nota bene! Если контроль переписки выявил не разглашение коммерческой тайны, а иные нарушения (например, некорректное общение с контрагентом), то это может стать основанием для наложения дисциплинарного взыскания. Необходимое для этого условие: обязанность, которую нарушил работник, должна фигурировать в его трудовых обязанностях – указана в должностной инструкции, в локальных нормативных актах, регулирующих его работу, и т.д. При неоднократном характере нарушений возможно увольнение по пункту 5 статьи 81 ТК РФ . Формулировки о праве контролировать корпоративную электронную почту Положения о контроле работодателя за электронной перепиской сотрудников можно структурно «разбросать» по разным разделам правил внутреннего трудового распорядка. Например, их можно сформулировать следующим образом:

• «Работники признают, что выделенные им работодателем для осуществления трудовых обязанностей персональные компьютеры (стационарные и ноутбуки), планшетные устройства, мобильные телефоны, иные технические устройства с возможностью выхода в сеть интернет, а также созданные работодателем для работников персональные адреса электронной корпоративной почты должны использоваться исключительно для получения и передачи информации рабочего характера. Использование перечисленных средств в личных целях не допускается».
• «Работодатель имеет право на получение доступа к информации о просмотренных работниками веб-страницах в сети интернет, а также к содержанию отправленных и полученных по каналу корпоративной электронной почты сообщениях (электронных письмах). Реализация такого права возможна с целью контроля: за обоснованностью использования сети интернет, соответствием данных действий производственной необходимости; за соблюдением работником при общении с контрагентами принятых в компании этических норм; за отсутствием в отправляемых сообщениях сведений конфиденциального характера и т. д.».

Увольнение за раскрытие в переписке коммерческой тайны Если работодатель обнаружил в исходящих электронных письмах работника информацию, составляющую коммерческую тайну компании, возникает вопрос: может ли это стать основанием для увольнения по подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса? Эта норма предусматривает возможность увольнения работника по инициативе работодателя за разглашение коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей. Увольнение за разглашение коммерческой тайны в электронной переписке возможно, но только при соблюдении нескольких условий. Условие первое: разглашенная информация должна быть официально отнесена к коммерческой тайне. Конкретный перечень информации, которая относится к коммерческой тайне, нужно включить в специальный локальный нормативный акт (например, в положение о коммерческой тайне), с которым работник должен быть ознакомлен под роспись (ст. 11 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», далее – закон № 98-ФЗ). При возникновении трудового спора по поводу увольнения работника за разглашение коммерческой тайны работодателю придется доказать не только сам факт разглашения сведений, но и то, что соответствующие сведения были отнесены к коммерческой тайне, эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей и что он обязывался их не разглашать (п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.04 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ»). Отсутствие у работодателя таких доказательств приведет к признанию увольнения работника незаконным. Nota bene! За разглашение конфиденциальной информации работнику может грозить административный штраф. Правда, совсем небольшой – от 500 до 1000 рублей ( ст. 13.13 КоАП РФ). А вот за разглашение коммерческой тайны предусмотрена уголовная ответственность: штраф до 120 тыс. рублей либо в размере зарплаты за период до одного года с лишением права занимать определенную должность на срок до трех лет либо принудительные работы или лишение свободы на три года (ст. 183 УК РФ). Для того чтобы на конкретную информацию распространялся режим коммерческой тайны, просто упомянуть ее в соответствующем локальном нормативном акте мало. Необходимо также отметить грифом «коммерческая тайна» конкретные документы (п. 4 ст. 6 закона № 98-ФЗ). Если какие-то документы входят в перечень информации, составляющей коммерческую тайну, но фактически находятся в свободном для всех сотрудников доступе, например на сервере компании, то пересылка этих документов по электронной почте не считается разглашением коммерческой тайны. В этом случае наложение на работника дисциплинарного взыскания за якобы имевшее место разглашение коммерческой тайны незаконно (кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Волгоградского областного суда от 01.09.11 по делу № 33-11601/11, опубликовано на www.gcourts.ru). Условие второе: получение информации третьими лицами. Суды считают дисциплинарный проступок, выразившийся в разглашении коммерческой тайны, завершенным не только при условии доказанности факта отправки работником сообщения со своего электронного адреса, но и при доказанности получения доступа к конфиденциальной информации третьими лицами. Например, по итогам одного из трудовых споров суд восстановил работника, уволенного за разглашение коммерческой тайны (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), потому что он переслал письмо с информацией, отнесенной к коммерческой тайне компании, со своего корпоративного адреса электронной почты на свой же личный адрес электронной почты, и работодатель не представил суду доказательства, что эти сведения стали известны третьим лицам. Суд указал, что при таких обстоятельствах нельзя считать, что информация, составляющая коммерческую тайну, была разглашена работником (определение Московского городского суда от 16.11.11 по делу № 3 3-33814). Nota bene! При увольнении за разглашение коммерческой тайны необходимо соблюсти всю процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности – в частности, затребовать у работника объяснения по выявленному факту нарушения, дать работнику два рабочих дня на предоставление объяснений и т. д. (ст. 193 ТК РФ). Фиксация факта отправки письма с коммерческой тайной. Когда выявляется факт отправки работником третьим лицам писем с информацией, содержащей коммерческую тайну, возникает необходимость зафиксировать этот факт. Это могут сделать сотрудники компании, уполномоченные контролировать соблюдение режима коммерческой тайны. Например, в одном деле в ходе анализа использования сотрудниками корпоративной почты были обнаружены неоднократные случаи отправки сотрудником с корпоративной электронной почты на внешний адрес определенных файлов. Сотрудник службы безопасности, обнаруживший этот факт, подал своему непосредственному руководителю (заместителю генерального директора по безопасности) служебную записку. Заместитель генерального директора по безопасности был уполномочен контролировать соблюдение утвержденного в компании регламента информационной безопасности. Он письменно уведомил работника о выявленном нарушении и поставил в известность о том, что по данному факту будет прове дена проверка. По итогам проверки было подготовлено заключение о выявленных нарушениях режима информационной безопасности. При рассмотрении этих обстоятельств суд признал доказанным факт разглашения работником конфиденциальной информации (решение Октябрьского районного суда г. Саратова от 24.12.10 по делу № 2-2337/10, опубликовано на www.gcourts.ru). Можно воспользоваться другим вариантом – обратиться к нотариусу за составлением и удостоверением протокола осмотра и исследования электронной переписки, которую вел работник компании (ст. 102 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.93 № 4462-1, решение Центрального районного суда г. Новосибирска от 11.10.10 № 2-2313-10, опубликовано на

Анна Савинова, Партнер адвокатского бюро «Коренной и партнеры», Москва; кандидат юридических наук

Компьютеры, серверы, точки доступа к Интернету – собственность компании. Вы вправе контролировать, используют ли работники имущество по назначению (ч. 2 ст. 209 ГК РФ). С другой стороны, переписку сотрудников без их письменного согласия читать нельзя – это нарушение права на неприкосновенность частной жизни и на тайну переписки (ст. 23 и 24 Конституции РФ).

Так, директора за данное нарушение могут оштрафовать на 100–300 тыс. руб., лишить права занимать руководящую должность на срок от двух до пяти лет и даже лишить свободы на срок до четырех лет (ч. 2 ст. 138 УК РФ). Кроме того, придется компенсировать работнику причинение морального вреда.

Читать переписку сотрудников допускается, только если вы подозреваете, что сотрудник разглашает коммерческую тайну. Но суды не разрешают изучать личную почту, даже если работник отправлял с нее конфиденциальную информацию.

Чтобы прочесть переписку сотрудников и избежать ответственности, нужно запастись тремя доказательствами

1. Информация стала известна третьим лицам без согласия ее обладателя. Сошлитесь на пункт 9 статьи 3 Федерального закона от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» или на статью 7 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».

Компания «Арктел» обнаружила, что начальник отдела кадров Л. регулярно рассылала письма, содержащие персональные данные работников, на ящик с доменом mail.ru. Ее уволили за разглашение персональных данных. Сотрудница с этим не согласилась и обратилась в суд с требованием восстановить ее на работе и выплатить зарплату за вынужденный прогул. Она утверждала, что информация не стала известна третьим лицам, так как отправила ее на свою же личную почту. Однако суд решил, что Л. уволили правомерно, поскольку персональные данные работников стали доступны третьему лицу – ООО «Мэйл.Ру». В качестве доказательства компания представила положение об обеспечении сохранения конфиденциальной информации. Документ был согласован с Л., ее проинструктировали, как работать с тайными сведениями (определение Московского областного суда от 16.09.2010 по делу №33-18051).

2. На документах установлен режим коммерческой тайны. Определите, какие сведения составляют коммерческую тайну и список лиц, имеющих доступ к этой информации, нанесите на документы гриф «Коммерческая тайна». Включите в трудовые договоры пункт о неразглашении тайны. Если этого не сделать, суд займет сторону работника.

Сотрудница предприятия «Энергосервис» согласилась с тем, что служебная электронная почта предназначена только для рабочих целей и что руководство вправе просматривать любые письма как с ведома, так и без ведома работника. Однажды сотрудница отправила с личного ящика служебные документы. Узнав об этом, предприятие применило к ней дисциплинарное взыскание – выговор за разглашение коммерческой тайны. Сотрудница обратилась в суд, который занял ее сторону. Режим коммерческой тайны на отправленные документы установлен не был. Сами документы сотрудница отправила коллеге, а не третьему лицу. О ее действиях компания узнала в результате несанкционированного доступа к личной почте. Суд решил, что полученные таким способом доказательства нельзя использовать для дисциплинарного взыскания. Суд удовлетворил требование сотрудницы о компенсации морального вреда вследствие нравственных страданий (кассационное определение Волгоградского областного суда от 01.09.2011 по делу №33-11601/11).

3. Сотрудникам запрещено пользоваться служебной почтой в личных целях. Утвердите правила, включив в них следующие условия:

• корпоративная почта используется только в рабочих целях;
• конфиденциальность деловой переписки не соблюдается;
• переписка может быть открыта, просмотрена, скопирована, уничтожена или оглашена без ведома сотрудника.

Стоит отметить, что подобные формулировки российский суд может признать не соответствующими Конституции РФ, несмотря на то что мнение Европейского суда по правам человека в данном вопросе однозначное.

12 января 2016 года Европейский суд по правам человека рассмотрел жалобу гражданина Румынии, инженера по сбыту, о нарушении работодателем его права на тайну переписки. Инженер создал учетную запись на Yahoo Messenger для работы с клиентами. Некоторое время спустя работодатель проверил почту и обнаружил, что сотрудник использовал Интернет в личных целях, нарушив внутренний распорядок. Инженера уволили. Все инстанции, включая национальные суды Румынии, были единодушны: компания не нарушила прав гражданина. Аргументы, которые помогли выиграть:

• работодатель уведомил инженера о запрете использования ресурсов в личных целях и о том, что деятельность всего персонала находится под контролем;
• изучение содержания учетной записи было единственным способом для компании проверить, как сотрудник выполняет свои обязанности;
• бывший сотрудник неубедительно объяснил, зачем он использовал созданную учетную запись в личных целях в рабочее время;
• компания изучила лишь переписку с Yahoo Messenger, другие документы работодатель не исследовал (решение Европейского суда по правам человека от 12.01.2016 по делу №61496/08).

При решении вопроса об установлении контроля за перепиской сотрудников соблюдайте баланс между сохранением тайны переписки и корпоративными интересами.

Правомерность чтения переписки сотрудников работодателем окончательно решает суд. Помните, принимая решения, затрагивающие интересы сотрудника, нельзя основываться на данных, полученных только электронным способом (п. 6 ст. 86 ТК РФ).

Адвокатское бюро «Коренной и партнеры»
Сфера деятельности: юридический аудит и консалтинг, разрешение налоговых, интеллектуальных споров
Территория: головной офис – в Москве; представительства – в Санкт-Петербурге, Калуге, Твери, Туле, Ярославле

Копирование материала без согласования допустимо при наличии dofollow-ссылки на эту страницу