Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.
Определение суточных
Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.
Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.
На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.
Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.
Суточные по-новому в 2017 году
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Согласно закону, командировка представляет собой служебную поездку на установленный руководством срок в другой город, регион или страну . Находясь в командировке, работник обязан выполнить должностное поручение, связанное с поездкой.
Необходимо отметить, что если работа связана с постоянными разъездами, то такие поездки служебными командировками не считаются . Например, водители автобусов, работающие на междугородных рейсах или проводники в поездах дальнего следования. В сроках командировки не ограничиваются .
Командировочные расходы
Российский закон о командировках говорит о том, что работнику должны быть возмещены следующие затраты :
- полная оплата проезда,
- средства для бронирования и найма жилого помещения, а также расходы по его поиску,
- ежедневные расходы на проживание (суточные),
- другие затраты, связанные с командировкой, который работник произвел с ведома или согласия руководства.
По России суточные составляют 700 рублей в день , за рубежом - 2500 рублей в день.
Кроме того, имеет положение о том, что командировки сохраняют за работником рабочее место и зарплату . По просьбе командировочного, его зарплата может быть выслана по месту нахождения. Расходы несет работодатель.
Если сотрудник работает по совместительству , то зарплата сохраняется по месту той работы, где проходит командировка.
Имеет ли закон о командировках ограничения
В целях охраны работников, законодатель внес некоторые запреты для руководителей компаний. Нельзя отправить в командировку :
- беременную женщину,
- несовершеннолетнего работника.
Только с предварительного согласия решается отправлять в командировки :
- женщин, у которых есть дети до 3 лет,
- родителей, воспитывающих ребенка-инвалида, не достигшего совершеннолетия,
- одинокого родителя, имеющего малыша в возрасте до 5 лет,
- если работник ухаживает за тяжело больным членом семьи (если есть, при этом, справка от врача).
При этом российский Трудовой Кодекс содержит положение о том, что работодатель обязан разъяснить право работника об отказе от командировки в письменной форме.
Документы для командировки
Любая служебная поездка оформляется командировочным удостоверением . Российский закон о командировках содержит единую форму удостоверения. В связи с этим, его применяют компании всех форм собственности. В документе указывается дата убытия с места работы и прибытие на место выполнения задания. По окончании командировки, в документе делается отметка об убытии сотрудника. На работе проставляется штамп о явке работника.
Днем начала командировки считается день отъезда , день окончания - дата приезда. Выходить или нет на работу в указанные дни, решает руководство по договоренности с командировочным лицом.
На рабочем месте, сотрудник обязан написать авансовый отчет по затраченным суммам, который затем сдается в бухгалтерию предприятия.
2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Судебная практика и законодательство - Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (вместе с "Положением об особенностях направления работников в служебные командировки")
<*> При определении платы за оказание услуги федеральными государственными унитарными предприятиями, находящимися в ведении Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, командировочные расходы оплачиваются заявителем отдельно исходя из фактических затрат. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 42, ст. 4821) размер возмещения расходов определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.
Постановление Правительства 749 о командировках — один из ключевых нормативных актов, регулирующих взаимодействие работодателя и сотрудника, направленного решать производственные задачи в другой населенный пункт. Изучим специфику данного источника права и корреспондирующих с ним нормативных актов подробнее.
Постановление 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»: ключевые нормы
Рассматривая положения регулирующего командировки Постановления 749, можно выделить следующие ключевые нормы данного нормативного акта:
1. Об определении сущности командировки.
2. Об определении срока командировки.
3. Об оплате труда командируемого.
4. О компенсации работодателем расходов командируемого.
5. О компенсации работодателем расходов работника, командируемого за границу.
6. О подготовке документов, которые необходимы для расчетов с сотрудником.
Отметим, что многие из тех норм, которые установлены Постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749, корреспондируют с положениями ТК РФ, и их обязательно следует рассматривать в контексте данных положений.
Изучим подробнее содержание указанных ключевых норм Постановления № 749 и ряд значимых нюансов их толкования.
Постановление 749: сущность командировки
Командировка — это работа штатного сотрудника (пп. 2, 3 Положения, утвержденного Постановлением № 749):
- выполняемая вне места постоянной трудовой деятельности (в том числе если командируемый отправлен в структурное подразделение работодателя в другом городе);
- выполняемая на основании письменного решения работодателя (как правило, оформляемого в виде приказа директора фирмы);
- осуществляемая в рамках определенного срока.
Поездка штатного работника, осуществляющего трудовые функции разъездного характера (например, если человек работает экспедитором в межрегиональной транспортной компании), не признается командировкой вне зависимости от географии работы.
Положение о командировках: сроки поездки
При определении сроков поездки следует иметь в виду, что (пп. 4, 7 Положения):
- Длительность командировки устанавливается работодателем исходя из особенностей служебного задания, которое предстоит решить сотруднику.
- День начала командировки отсчитывается с даты отправления транспортного средства от места штатной работы командированного (города, из которого работник уезжает), а днем ее завершения будет дата прибытия в место штатной работы (с учетом возможного времени на преодоление расстояния между аэропортом, станцией или пристанью и городом).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При этом если командируемый уехал (приехал) до 12 часов ночи, то он считается уехавшим (прибывшим) в текущие сутки. Если после 12, то отсчет командировки начинается со следующего дня.
- То, во сколько командируемый приходит на работу (уходит с нее) в день поездки (возвращения), устанавливается по договоренности с работодателем.
- Точное время отъезда (прибытия) работника устанавливается проездными документами. Если работник ездил в командировку на служебной или своей машине и проездные документы, подтверждающие дату убытия/прибытия, отсутствуют, то срок пребывания работника на месте командировки отражается в служебной записке, дополненной документом, подтверждающим маршрут поездки. Например, это может быть путевой или маршрутный лист. При отсутствии таких документов срок пребывания работника в месте командировки подтверждается гостиничной квитанцией либо ее аналогом. Если подтверждающих документов нет, то сотруднику следует предоставить служебную записку, командировочное удостоверение либо иной документ с отметкой (штампом, печатью при наличии, подписью уполномоченного лица) о дате прибытия и отъезда принимавшей его стороны.
Оплата труда командируемого
В период нахождения в командировке (в который включаются дни, проведенные в пути) работнику выплачивается зарплата, исчисляемая на базе среднего заработка (п. 5 Положения, ст. 167 ТК РФ).
Зарплата командированного в статусе совместителя исчисляется по среднему заработку у отправившего его в поездку работодателя (и выплачивается только за его счет). Если человек командируется от обоих работодателей (основного и по совместительству), то средний заработок исчисляется у каждого из них и выплачивается обоими. Сопутствующие командировке затраты распределяются в пропорции, определяемой по договоренности сторон.
Узнать больше о специфике исчисления среднего заработка при командировке вы можете в статье .
Компенсация расходов командируемого
Расходы командируемого покрываются работодателем в порядке (пп. 10-14, 25 Постановления, ст. 168 ТК РФ):
1. Предоплаты
В этих целях работнику предоставляется аванс, который можно потратить (при условии последующего предоставления отчета):
- на транспорт и проживание — в любом разумном объеме, если иное не оговорено между командированным и работодателем;
- на прочие ежедневные (суточные) расходы — в объеме, установленном локальными нормативами и с учетом длительности командировки (включая дни в пути).
Если командировка однодневная (с учетом времени в пути) по России, то суточные работнику не полагаются.
2. Возмещения
По факту предоставления работником авансового отчета после командировки ему выплачивается разница между подтвержденными расходами (включая суточные в пределах лимитов) и выданным авансом. Если сумма аванса больше соответствующих расходов, то эта разница подлежит возврату работником в кассу предприятия.
Если в период нахождения в командировке сотрудник заболел и заболевание подтверждается больничным листом, то ему оплачиваются жилье (при условии лечения вне стационара) и суточные в течение всего времени нахождения в командировке.
Кроме того, работодатель оплачивает пособие по временной нетрудоспособности.
Компенсация расходов командируемого за границу
Расходы командируемого за границу покрываются работодателем по тем же основным принципам, что определены Положением для российских командировок, но с учетом следующих особенностей (пп. 17-24 Положения, ст. 168 ТК РФ):
1. Локальным нормативом работодателя устанавливается порядок компенсации расходов командируемых сотрудников в валюте и в рублях — соответственно, при их нахождении на территории России и за границей.
2. Компенсация расходов в валюте начинается со дня пересечения командируемым границы РФ, который устанавливается:
- по отметкам в паспорте — в общем случае;
- по проездным документам, если сотрудник ездил в государство СНГ, которое в соответствии с соглашением с Россией не проставляет отметки в паспортах граждан РФ (например, Беларусь, Казахстан).
3. При пересечении границы туда и обратно в один день сотруднику выплачивается 50% суточных, установленных локальным нормативом для обычных заграничных командировок.
4. Командированному за рубеж дополнительно компенсируются:
- расходы на получение загранпаспорта, виз и иных документов, необходимых для поездки;
- консульские и иные сборы (например, аэропортовые, транзитные при пользовании автомобильным транспортом);
- страховка (к примеру, обязательная при оформлении европейских виз);
- прочие обязательные платежи.
Подготовка документов о командировке
Документальное оформление командировки предполагает (пп. 3, 26 Положения):
1. Письменное закрепление работодателем:
- решения на отправку сотрудника в командировку;
- сроков поездки.
На практике данное закрепление осуществляется в .
2. Подготовка работником и передача работодателю авансового отчета о совершенных расходах.
К такому отчету прилагаются документы, подтверждающие командировочные расходы.
Локальными нормативами также может быть предусмотрено применение служебного задания и отчета о командировке (функцию обоих документов, по существу, может выполнять ).
Итоги
Постановление № 749 определяет сущность командировок и регламентирует порядок взаимодействия работодателей и сотрудников во время таких поездок. Многие из содержащихся в данном нормативном акте положений корреспондируют с нормами ТК РФ, которые устанавливают различные права и обязанности сторон трудовых правоотношений при командировках. Постановление так же, как и ТК РФ, допускает принятие работодателем локальных норм различного назначения, более детально в сравнении с федеральным законодательством регламентирующих взаимодействие фирмы и работника, направленного в командировку.
Узнать больше о специфике законодательного регулирования взаимодействия работодателя и сотрудника при командировках вы можете в статьях:
- ;
- .
1. Согласно ст 166 ТК РФ, служебной командировкой признается направление работника для выполнения производственного задания не только в организацию, находящуюся в другой местности, но также в организацию, находящуюся в той же местности.
2. Не является служебной командировкой направление работника на переподготовку и курсы повышения квалификации.
Перемещение работника на определенный срок в другое структурное подразделение организации, расположенное в той же местности, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, не является служебной командировкой. Отличие командировки от временного перевода на другую работу состоит в том, что временный перевод имеет место у того же работодателя (см. ст. 72.2 ТК).
3. В служебную командировку направляются работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях. Не может служить ограничением направления работника в командировку срок заключенного трудового договора, например заключение трудового договора на время выполнения временных (до 2 месяцев) работ.
4. Особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств определяются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (ч 2 ст 166 ТК РФ).
5. Под местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).
Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой (абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках).
6. Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку производится руководителем организации и оформляется приказом (распоряжением).
7. Согласно Положению о служебных командировках (абз. 1 п. 4) срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. В связи с этим следует признать, что в настоящее время срок командировки устанавливается исключительно работодателем.
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения о служебных командировках).
На основе служебного задания кадровая служба организации издает приказ о направлении работника в командировку.
8. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.
В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем (п. 4 Положения о служебных командировках).
9. Командированные в организацию работники проходят в установленном порядке вводный инструктаж. До начала самостоятельной работы с ними проводится первичный инструктаж на рабочем месте (п. п. 2.1.2, 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации, утв. Постановлением от 13 января 2003 г. Минтруда России N 1 и Минобразования России N 29 // БНА РФ. 2003. N 17).
10. Применяя статью 166 ТК РФ следует учитывать, что работники, находящиеся в командировке, подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха организации, в которую они командированы. Не использованные во время командировки дни отдыха по возвращении из нее не предоставляются.
Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии со ст. 153 ТК.
При направлении работника (по распоряжению работодателя) в командировку в выходной день ему по возвращении из командировки - по его желанию - предоставляется другой день отдыха.
11. Несчастные случаи, произошедшие с работниками в период командировки, в т.ч. при следовании к месту служебной командировки и обратно, подлежат расследованию и учету (см. коммент. к ст. 227).
12. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения о служебных командировках).
13. Если постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер (например, работа машинистов, проводников), то такие служебные поездки не являются командировками. О возмещении расходов, связанных с такими служебными поездками работников, см. коммент. к ст. 168.1.