Вопрос: можно ли сокращать вакантные должности? В организации планируется провести сокращение штата. Работников планируем уволить по сокращению 1 декабря 2016 года, предварительно уведомив их за 2 месяца о предстоящем увольнении по сокращению, а новое штатное расписание ввести в действие со 2 декабря 2016 года (на следующий день после увольнения работников).На сегодняшний день в штатном расписании организации имеется должность, например, слесаря-сантехника в количестве 5 штатных единиц, из которых 4 единицы - являются вакантными. Должность слесаря-сантехника планируется исключить из штатного расписания со 02.12.2016г. Можно ли в приказе о сокращении штата указать, что сокращению подлежат все 5 единиц по должности (в т.ч. вакантные-4 единицы), или необходимо до начала мероприятий по сокращению штата, т.е. до утверждения приказа о сокращении штата, исключить 4 вакансии, путем утверждения нового штатного расписания, а в приказе о сокращении штата указывать только занятую единицу? Как правильно?
Ответ
Ответ на вопрос:
Для исключения из штатного расписания вакантных должностей на надо соблюдать процедуру, установленную для сокращения работников, поскольку в данной ситуации не будет производиться увольнение.
Поэтому вакансии исключаются из штатного расписания приказом руководителя организации в срок, необходимый для работодателя.
В этой связи до начала процедуры сокращения штата или численности работников, следует исключить из штатного расписания все вакантные должности, на которые вы не планируете принимать новых сотрудников или переводить подлежащих сокращению.
Для этого можно издать приказ руководителя о внесении изменений в действующее штатное расписание или утвердить новое штатное расписание.
После того, как вакантные должности будут исключены из штатного расписания, начинайте мероприятия по сокращению штата или численности работников.
Отменить или уменьшить размер «климатических» надбавок можно только после того, как работник перестанет трудиться на особой территории или сменит ее на более благоприятную.
Но от некоторых надбавок можно отказаться. Речь идет о выплатах, которые работодатель установил по собственной инициативе. Например, за ненормированный рабочий день. Но и в этом случае придется предупредить каждого работника с подобной надбавкой. Хотя руководитель подпишет штатное расписание текущей датой, начнет оно действовать через 2 месяца.
Корректировка премий. Размер премиальных выплат не стоит указывать ни в штатном расписании, ни в трудовом договоре. Иначе вы возьмете на себя обязанность ежемесячно премировать работника фиксированной суммой.
В случае спора штатное расписание с конкретной суммой премии станет для суда доказательством того, что премия является гарантированной выплатой, которая входит в систему оплаты труда. Поэтому все вопросы вознаграждения пропишите в локальном акте. В штатном расписании ограничьтесь окладом и надбавками, которые нельзя не платить.
Форму штатного расписания разработайте самостоятельно или используйте (). Согласовывать с профсоюзом штатное расписание не нужно. Согласно ТК РФ мотивированное мнение профсоюза необходимо только в случаях, которые предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Для штатного расписания такого требования нет.
Работодатель не обязан знакомить работника со штатным расписанием
На заметку:
суд отклонит иск работника, который не согласен со структурой штатного расписания. Сам по себе документ не нарушает права работника. Правильно ли работодатель составил штатное расписание — это не вопрос трудового спора ().
Роструд считает штатное расписание локальным нормативным актом. Одни суды соглашаются с ведомством, а другие относят его к организационным документам работодателя. Но и суды, и чиновники единодушны в том, что знакомить работников со штатным расписанием не нужно.
Работодателей беспокоит вопрос относительно ознакомления из-за ГИТ. Инспекция выдает предписания и штрафует, если в листе ознакомления с локальным нормативным актом нет подписей работников. За нарушение ст. 68 ТК РФ компания заплатит до ₽ 50 тыс. ().
Но проверять, знаком ли коллектив со штатным расписанием, инспектор не будет. Такой документ не связан непосредственно с трудовой деятельностью работников. К тому же закон не обязывает работодателя знакомить работника с этим документом ни при приеме, ни в процессе работы.
Интерес работников к штатному расписанию возникает гораздо позже. Они вспоминают о нем при подготовке к суду с работодателем. Работники спорят, если:
— не довольны разницей в окладах с коллегами;
— хотят добиться признания отношений трудовыми;
— не согласны с сокращением и т. п.
Работники просят копию штатного расписания со ссылкой на ст. 62 ТК РФ. Они ждут, что работодатель подготовит нужные документы в течение 3 рабочих дней. Но выполнять эту просьбу не обязательно. Выдайте заверенные копии документов, которые касаются только работы сотрудника. Например приказ о приеме на работу или расчетный листок.
Отказ объясните так. Штатное расписание не имеет отношения к выполнению трудовой функции и оно не регулирует деятельность работника. Поэтому работодатель не обязан выдавать копии штатного расписания в порядке ТК РФ. Доводы копаний полностью устраивают суды и они отмечают, что такой отказ не нарушает прав работника (определения Приморского краевого суда , ).
Кстати
Штатное расписание поможет провести спецоценку и отказать в приеме на работу
Штатное расписание нужно не только для сокращений. По нему определяют число рабочих мест для спецоценки. Также оно докажет, что для соискателя в компании нет вакансии.
Работодатели используют штатное расписание в ряде мероприятий. Одно из них — обязательная спецоценка (). Для ее проведения комиссия утверждает перечень рабочих мест (). За основу берут штатное расписание и квалификационные справочники. Наименование каждого рабочего места вносят в разд. II отчета о спецоценке ( Инструкции, утв. ).
Штатное расписание — это и хороший повод отказать кандидату в найме. Суд признает отказ правомерным, если в штатном расписании не будет вакансий. В данном случае работодатель не допускает дискриминации кандидата ().
Без нового штатного расписания увольнять по сокращению нельзя
Работодатель сокращает штат или численность по разным поводам. Например, когда нет средств для зарплаты, меняется сфера деятельности или происходит реорганизация. Работники не вправе настаивать на сокращении. Это решение принимает работодатель (апелляционные определения , ).
К слову сказать:
работник докажет найм в ком- панию даже без штатного расписания. Ему достаточно подтвердить, что к работе его допустил уполномоченный сотрудник. Ссылка на отсутствие должности в штатном расписании работодателю не поможет ().
Начните мероприятия по сокращению с утверждения нового штатного расписания. Оно покажет, кого из работников нужно увольнять, а кто останется в компании.
Без нового штатного расписания нет сокращения, а значит, увольнение незаконно (апелляционные определения , ).
Применяйте аналогичное правило при реорганизации компании. Не важно, делится она на несколько организаций или происходит их слияние ( , ). Если в новом штатном расписании должность работника есть, то увольнять его по сокращению нельзя. Это следует из и определений Приморского краевого суда , .
Утвердите новое штатное расписание текущей датой, а введите его в действие через 2 месяца ().
Работодатель вправе увеличить срок. То есть ввести штатное расписание не через 2 месяца ровно, а через 2 месяца и 20 дней. Тогда вы вовремя предупредите всех работников, даже тех, кто болеет и в отпусках.
Увольте работника в последний день существования должности в старом штатном расписании (определения , ).
Пример
07.12.2015 директор подписал приказ об утверждении нового штатного расписания. С 25.02.2016 оно вступит в силу. Из нового штатного расписания исключены 2 единицы по должности «специалист». Но они заняты работниками. Поэтому 08.12.2015 их уведомили о предстоящем увольнении по ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Днем увольнения работников будет 24.02.2016.
Работники спорят с работодателями о последнем дне работы. Обоснование — их уволили раньше, чем работодатель сократил должность. День ввода в действие нового штатного расписания и день увольнения должны совпадать.
Есть решения, где суд встал на сторону работника. Липецкий областной суд заявил, что пока должность есть в штатном расписании, увольнять нельзя (постановление от 14.05.2015, ).
О дате увольнения высказался и Роструд. Но придерживаются ли чиновники позиции, которую высказал Липецкий областной суд, до конца не понятно. Предлог «с» можно трактовать по-разному: и что работник в этот день уже уволен, и что этот день последний в компании.
Цитируем документ
«<…> новое штатное расписание <…> вводится в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению <…>» ().
В случае спора используйте такие доводы.
Трудовые отношения нельзя продолжить после того, как должность исключили из штатного расписания. У работника нет оснований, чтобы выходить на работу после сокращения должности. По всем документам его рабочее место перестанет существовать, а выводить работника за штат противозаконно. Кроме того, новый ФОТ рассчитан без учета дополнительной единицы. В то же время работодателю нужно решить вопрос с оплатой его выхода.
Аргументы работника о необоснованности сокращения суды не учитывают. Они не вникают в причины, а проверяют процедуру увольнения. В том числе, сверяют штатные расписания, которые действовали до и после сокращения.
Работник проиграет, если в новом штатном расписании его должности нет, а работодатель выполнил процедуру увольнения (апелляционные определения Московского городского суда , Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Вопрос: В штатном расписании организации в свое время введены были должности, которые в процессе были не востребованы. На эти должности не было приема. Хотим вывести из ШР не востребованные должности. Как это сделать?
Ответ
Ответ на вопрос:
Вы вправе убрать из штатного расписания свободные вакансии. Алгоритм выведения вакантных должностей можно прописать в локальном нормативном акте, но действующее трудовое законодательство такую обязанность работодателя не содержит.
Так, для этого Вам нужно просто внести изменение в штатное расписание, исключив из него не нужные свободные вакансии.
Внести изменения можно двумя способами:
Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя.
Таким образом, Вам необходимо внести изменение в штатное расписание наиболее подходящим для вас вариантом, исключив из него свободную вакансию (при наличии такой необходимости).
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Как составить штатное расписание
Изменение штатного расписания
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, (), организационные или технологические изменения () и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ или сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника ( Правил, утвержденных ).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы - предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
Такой порядок предусмотрен в Трудового кодекса РФ.
В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание ( указаний, утвержденных ). Внести изменения можно двумя способами:
- издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец см. ниже );
- оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом (образец см. ниже ).
- издать ;
- оформить в новой редакции и утвердить его соответствующим .
Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях, когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений. Если же изменения носят массовый характер или затрагивают не только названия должностей, но и структурных подразделений, то в этом случае внести изменения будет удобнее путем оформления и утверждения штатного расписания в новой редакции.
Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
2. Формы : Приказ о внесении изменений в штатное расписание
ПРИКАЗ № 90
о внесении изменений в штатное расписание
| г. Москва | 29.08.2014 |
В связи с оптимизацией структуры организации
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание от 29.08.2014 № 15 следующие изменения:
1.Исключить из штатного расписания следующие должности:
- электрик с окладом 10 000 руб.;
- наладчик оборудования с окладом 15 000 руб
.
…
Основание: план оптимизации структуры организации, утвержденный приказом от
27.08.2014 № 99
.
| Директор | А.В. Львов | |||
| Согласовано: | ||||
| Главный бухгалтер | А.С. Глебова | |||
| Начальник отдела кадров | Е.Э. Громова | |||
| С приказом ознакомлены: | ||||
| Помощник бухгалтера | В.Н. Зайцева | |||
| 29.08.2014 |
…
3. Формы: Приказ об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗ № 90
об утверждении штатного расписания
г. Москва 29.08.2014
В соответствии с разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата
России от 5 января 2004 г. № 1,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить штатное расписание от 29.08.2014
№ 15
с численным составом в количестве 28
штатных единиц с месячным фондом оплаты труда 367 000
руб.
Приложение: штатное расписание на двух листах.
| Директор | А.В. Львов | |||
| Согласовано: | ||||
| Главный бухгалтер | А.С. Глебова | |||
| Начальник отдела кадров | Е.Э. Громова | |||
| С приказом ознакомлены: | ||||
| Помощник бухгалтера | В.Н.Зайцева | |||
| 29.08.2014 | ||||
| Секретарь | Е.В. Иванова | |||
| 29.08.2014 | ||||
16.12.2014
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Нормативным документом, отражающим структуру организации, ее штатный состав и численность, в соответствии с ее уставом является штатное расписание. Изменения штатного расписания могут быть осуществлены только на основании приказа о внесении изменений в штатное расписание.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Решение о внесении изменений в штатное расписание принимается работодателем (руководителем организации или ИП). Данное решение должно быть закреплено . Унифицированной формы названного приказа законодательством не предусмотрено. Следовательно, у работодателя возникает право разработать ее самостоятельно. Подписание приказа об изменении штатного расписания производится руководителем или другим уполномоченным на это лицом организации.
Изменения могут касаться следующих положений штатного расписания:
- исключение вакантной должности или нескольких должностей, подразделений в связи с какими-либо организационными изменениями в работе работодателя;
- ввод новых должностей, если принято решение о расширении производства или увеличении объема оказываемых услуг либо выполняемых работ;
- сокращение штата работодателя;
- изменение размера окладов сотрудников;
- переименование подразделений и должностей.
Работодателем также может приниматься решение об иных основаниях изменения штатного расписания.
Обращаем внимание, что у работодателя есть обязанность ежемесячного предоставления сведений о наличии вакантных должностей (п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1). Такая информация предоставляется в органы службы занятости.
Приведенная ниже Таблица содержит информацию о возможных основаниях внесения изменений, а также основных этапах, которые необходимо пройти работодателю при принятии решения о внесении изменений в штатное расписание.
| Основания внесения изменений в штатное расписание | Порядок (процедура) внесения изменений в штатное расписание | Обязанность ознакомления работников организации или ИП с вносимыми изменениями в штатное расписание |
| 1. Дополнение штатного расписания путем введения новых должностей и структурных подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о вводе новых штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено |
| 2. Исключение вакантных должностей | Создание приказа (проекта приказа) об исключении штатных единиц, в котором прописана следующая информация:
| не предусмотрено, так как данные должности не заняты |
| 3. Сокращение штата |
| Письменное уведомление работников не менее чем за 2 месяца до даты вступления в действие нового штатного расписания/внесенных в него изменений (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) и предложение вакантных должностей увольняемым работникам (ч. 3 ст. 81 , ст. 82 , и 180 ТК РФ (далее по тексту — ТК РФ)). Из приведенной нормы следует, что произведенные изменения не могут вступить в силу ранее чем через 2 месяца с момента уведомления. |
| 4. Изменение окладов работников | Изменение размеров окладов, прописанных в штатном расписании, ведет к изменению условий трудовых договоров в части установления размера оплаты труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ и абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). А такое изменение по инициативе работодателя возможно только в случае, если осуществилось изменение каких-либо организационных или технологических условий труда (ч. 1 ст. 74 ТК РФ). Перед внесением таких изменений работодатель обязан провести ряд мероприятий, а именно уведомить работников о:
| Срок уведомления — не позднее чем за 2 месяца до вводимых изменений. Если работник отказывается трудиться в измененных условиях, то трудовое законодательство предписывает работодателю обязанность предложить ему другую имеющуюся у него работу (ч. 3 ст. 74 ТК РФ). Причем сделать это необходимо в письменной форме. Если такой работы нет или работник не согласен с предложенными вариантами, то трудовой договор с работником расторгается (пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). |
| 5. Переименование должностей и подразделений | Создание приказа (проекта приказа) о переименовании должностей и подразделений, в котором прописана следующая информация:
| Срок уведомления — не позднее 2-х месяцев до вводимых изменений. Форма уведомления - письменная. Если работник не согласен с предложенными условиями, то работодатель обязан предложить другую имеющуюся работу. Если такой работы нет или работник не согласен работать на предложенных условиях либо трудиться на имеющейся должности, то трудовой договор с работником расторгается ( |
Изменения в штатном расписании могут быть основаны на обоснованном объяснении и приказе руководства организации. Бывают разных видов и имеют несколько вариантов.
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Штатное расписание в той или иной организации, формирует состав, находящийся в штате и общую численность компании. Данный вид документа является нормативным для предприятия и несёт в себе информацию о перечне должностей, штатной единицы, сведения о месячной заработной плате и надбавках, имеющихся у работников.
Окончательное решение в изменении в штатном расписании, остаётся непосредственно за руководителем предприятия. Только после подписания директором приказа, изменения вступают в законную силу.
На практике существует 2 способа внесения изменений в штатное расписание:
- Издаётся приказ о внесении соответствующих изменений, которые указываются в штатном расписании. Этот способ подходит для внесения незначительных изменений.
- Формулируется новое штатное расписание, утверждённое приказом.
Основаниями для изменений в штатном расписании служат:
- Реорганизация предприятия. Под этим термином понимается прекращение существования и появление новой организации. Также к реорганизации можно отнести слияние предприятий в одно целое.
- Оптимизация предприятия. Оптимизация проявляется в разных направлениях. В основном организация оптимизирует свои затраты, за счёт сокращения штата.
- Изменение объёмов производства. Здесь изменения происходят в связи с повышением или уменьшением объёмов деятельности предприятия.
- Проведение различных мероприятий.
Согласно ч. 2 ст. 73 ТК РФ, руководство предприятия должно предупредить работника о своём намерении внесения изменений за 2 месяца.
Кто составляет приказы о внесении изменений в штатное расписание
Как говорилось выше, приказ об изменении в штатном расписании, вступает в силу после подписания директора и соответственно работника. Но кто же составляет сам приказ и кому доверена столь серьёзная работа? Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Данный вид документа составляется согласно форме Т-3. Обычно, штатным расписанием занимается бухгалтерия предприятия. Хотя, если рассмотреть квалифицированный список должностей, то такие вопросы должен решать экономист по труду. Но дело в том, что такие экономисты присутствуют в штате только в крупных организациях. В остальных случаях, такая должность отсутствует, и поэтому руководитель сам решает кому доверить эту работу.
Стоит отметить, что в законодательстве не говорится о том, кто именно должен решать вопросы, которые касаются штатного расписания.
Варианты изменения штатного расписания
Изменения несут разный характер. Различают несколько вариантов изменений:
- изменение заработной платы. Повышение либо снижение оклада для одной или нескольких должностей, либо изменение оклада на тарифную ставку и наоборот;
- сокращение персонала по причинам оптимизации либо изменениями объёмов производства;
- необходимость смены названия подразделения или должности;
- выведение из штата должности, в которой больше нет нужды.
Все эти поправки могут вноситься в документ в течение года в неограниченном количестве.
Изменение штатного расписания, увеличение окладов
Если обратиться к трудовому кодексу РФ, то в нём сказано, что работодатель не в праве уменьшать заработную плату работникам, кроме случаев, предусмотренных в ст. 74 ТК РФ. Это может быть связано с уменьшением размера непосредственно штатной ставки.
Исходя из этого, можно рассматривать вопрос только о повышении работнику ставки либо оклада.
Изменения вносятся в трудовой договор и личную карточку работника в формате Т-2. Ниже образец.
Наименование подразделения
Должность(специальность, профессия), разряд, квалификация
Тарифная ставка, оклад
руб.
Основание
Личная подпись владельца трудовой книжки
11.07.16
Цех фасовки готовой продукции
Оператор 4 разряда
18000
Приказ № 233 от
10.07.2016
09.12.16
Склад готовой продукции
Кладовщик
22000
Приказ №309 от
08.12.2016
15.01.17
Цех рафинации масла
Оператор 6 разряда
24000
Приказ № 410 от 14.01.2017
Как видно из образца, оклад работника растёт вверх.
Смена оклада на часовую тарифную ставку
Кроме увеличения окладов, встречаются случаи, когда появляется необходимость изменить оклад, на почасовую оплату. Факторы для принятия данного решения бывают разные: наличие регулярных переработок, увеличение или уменьшение продолжительности рабочего дня(смены) и т. д.
Для расчёта зарплаты за отработанное время, вводится часовая тарифная ставка, а изменения вступают в силу согласно приказу »об изменении системы оплаты труда».
Сокращение персонала
Данный вид изменений, отличается своей сложностью процесса. Руководитель организации обязан за 2 месяца известить работника о своих намерениях. Чаще всего, сокращение штата происходит по причинам оптимизации предприятия из-за тяжёлого затруднительного положения.
Под сокращение попадает не вакантная единица, в которой, у организации больше нет необходимости.
После подписания договора о сокращении, работодатель обязуется в течение двух месяцев выплачивать работнику среднемесячный оклад. Кроме этого, работодатель, принявший решение о сокращении штата, обязан уведомить службу занятости населения и профсоюз за два месяца, а при массовых сокращениях, за три.
Изменение должности в штатном расписании
Изменение должности, формулируется письменным обоснованием, в котором подробно изложены причины данного решения. Далее требуется в письменном порядке, вручить работнику уведомление об изменении занимающей им должности не позже, чем за 2 месяца. Если сотрудник согласен с поставленными условиями, то дополнительно к трудовому договору, составляется соглашение, в котором расписаны изменения. После этого издаётся приказ об изменении в наименовании должности работника. И последним этапом данного процесса, будет внесение соответствующей записи в кадровые документы работника.
Введение новой должности
Данный процесс похож на предыдущий. Как правило, необходимость во введении новой должности в штат, появляется по причинам увеличения новых работ в организации или для достижения в повышении эффективности в том или ином подразделении.
Выведение должности
Исключение должности из штатного расписания может быть принято к исполнению только в двух случаях:
- Должность вакантна и занимает это место долгий промежуток времени.
- Должность выводят из штата по причинам оптимизации и сокращения персонала.
Независимо от того, вводит работодатель новую должность, или исключает, он обязан сообщить работнику об это не позже, чем за 2 месяца до подписания приказа.
Порядок хранения приказов
Согласно действующему законодательству, штатное расписание не имеет сроков и может храниться на протяжении всего времени существования организации.
Однако документы должны храниться в специальных папках в доступном месте, и при любой санкционированной проверке, предоставлены по первому требованию руководства организации.
Обязательным документом штатное расписание не является. Но несмотря на это, любая серьёзная организация, осознаёт удобство и полезные качества формы Т-3. Таблица в большинстве случаев, создаётся один раз в год. Но при разных обстоятельствах, вносятся изменения в штатное расписание. Именно поэтому у той или иной организации есть необходимость хранить данный документ в доступном месте.
Вконтакте
Допустим, некоторым категориям сотрудников установлена почасовая оплата труда. В таком случае зарплата сотрудника определяется в соответствии с его квалификацией и количеством отработанных часов. Данный вид оплаты является частным случаем повременной оплаты труда.
Если в организации применяют унифицированную форму штатного расписания, то в графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» укажите размер оплаты труда за час работы в рублях, а в графе 10 «Примечания» - «Почасовая оплата труда» и дайте ссылку на локальный документ, который регулирует порядок оплаты труда в организации (например, Положение об оплате труда ).
Такой вывод следует из абзаца 5 части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ и раздела 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Ситуация: нужно ли указывать в штатном расписании должности или иные сведения о совместителях?
В штатном расписании укажите должность, а вот прописывать условия работы в этой должности по совместительству не нужно.
По общему правилу в штатном расписании следует указать все штатные единицы должности (в т. ч. неполные) независимо от того, кем они будут заняты впоследствии: совместителями или основными сотрудниками с неполным рабочим днем. Например, если в штатном расписании в графе «Количество штатных единиц» указано значение 0,5, это не означает, что ставка замещается совместителем. Половину ставки может получать и основной сотрудник, например, в случае совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ).
Ситуация: можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации ?
Нет, нельзя.
Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.
Утверждение
Когда расписание составлено, его должен подписать главный бухгалтер и руководитель кадровой службы (или сотрудник, ответственный за кадровый учет). Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание должен утвердить руководитель организации приказом. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Срок действия
Какого-либо срока действия штатного расписания не установлено. После того как штатное расписание утверждено, в него по мере необходимости вносят изменения. Каждый год утверждать (пересматривать) штатное расписание организация не обязана, однако вправе это делать по своему усмотрению.
Изменение расписания
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК РФ) и т. д.
Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить перевод на другую работу (ст. 72.1 ТК РФ). То есть нужно издать приказ о переводе по форме № Т-5 либо по самостоятельно разработанной форме.
Далее заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору и внесите запись о переводе в его трудовую книжку (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы - предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по пункту 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).
Такой порядок предусмотрен в статье 74 Трудового кодекса РФ.
В завершение процедуры оформите приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу приложите штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом под подпись ознакомьте сотрудников, которых коснулись изменения.
Пример внесения изменений в штатное расписание
Директор организации решил переименовать в штатном расписании должность помощника бухгалтера в младшего бухгалтера и добавить в производственный отдел ряд новых должностей. Для этого ему потребовалось внести изменения в штатное расписание. Он издал приказ о внесении изменений в штатное расписание .
Ознакомление сотрудников
Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, который не регулирует трудовую деятельность сотрудников. Поэтому знакомить сотрудников (в т. ч. и при приеме на работу ) со штатным расписанием работодатель не обязан.
Вместе с тем, работодатель должен будет это сделать, если такая обязанность предусмотрена внутренними документами организации (например, коллективным договором или соглашением).
Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1.
Штатная расстановка
Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.
Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения в кадровой службе организации, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.
Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в произвольной форме . За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.
По мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.) в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.
Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 74 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). На практике многие работодатели в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.