Во все надзорные органы письма необходимо отправлять с описью вложения, оценивая документы, которые вы отправляете. Это могут быть отчеты, заявления в контролирующие инстанции, заявления и иски в судебные органы и т. п. А для оценки данных документов применяется опись вложения в ценное письмо.
На сегодняшний день актуальна опись вложения формы 107. Он используется не только для оформления почтового отправления ценного письма, но и для отправления ценной посылки или ценной бандероли. В нашей сегодняшней публикации мы расскажем читателям о том, что собой представляет опись вложения Ф-107 и как она заполняется. А в нижней части публикации размещена кнопка, по которой можно скачать опись вложения в ценное письмо Почты России.
Порядок действий
Когда вы собираетесь отправить ценное письмо с описью вложения, необходимо принести на почту незапечатанные в конверте отправляемые документы.
- наименование и почтовый адрес адресата;
- наименование, количество предметов и сумма их оценки, поставить свою подпись на каждом бланке.
В случае, когда список отправляемых документов не укладывается в один лист бланка, его продолжают на следующем листе. В этом случае каждый лист описи нумеруется, и указывается их общее количество. Например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
По желанию отправителя стоимость оценки на экземпляре, который вкладывается в письмо (бандероль, посылку), может не проставляться. Достаточно поставить сумму оценки в одном экземпляре, который остается у отправителя. Сумма оценки для отправки отчетов (в ИФНС, ПФР) обычно составляет 1 рубль, так как отчеты не представляют собой определенной ценности.
Затем, необходимо передать работнику почты:
- два экземпляра описи оценки;
- отправляемые предметы или документы.
Работник почты обязан проверить:
- записи в обоих экземплярах описи;
- соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО);
- отправляемые предметы с записями в описи;
- соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
- проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;
- вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.
При получении почтового отправления с описью вложения, адресованного вам, его можно вскрыть при получении в присутствии сотрудника Почты и сверить с описью. Если вы обнаружите, что получили письмо или бандероль не в полном объеме, то сотрудник почтового отделения обязан составить соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Срок служебного расследования составляет 2 месяца. Затем по результатам проверки вам обязаны возместить стоимость недостающих предметов.
Образец заполнения описи в ценное письмо ф 107
Почта России предоставляет клиентам обширный спектр разнообразных услуг. Так, например, обратившись в отделение можно совершить денежные переводы, отправить посылку или получить ее, а также отправить самое обычное, заказное или ценное письмо, бандероль. Для того, чтобы быть уверенным в сохранности ценных документов, пересылаемых по почте, перед их отправкой рекомендуется .
Сама по себе опись вложений представляет собой документ, вкладываемый в отправление, и содержащий подробную информацию о количестве и стоимости пересылаемых объектов. Она оформляется в почтовом отделении при сдаче посылки, бандероли или ценного письма, и гарантирует сохранность передаваемого в ведение отделения связи отправления.
Опись является списком ценного вложения, и оформляется отдельным документом по форме № 107, утвержденным приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 г., с согласия отправителя. Этот документ отправляющего отделения и запечатывается в конверт в момент его передачи(отправки) на почте.
Услуга оформления описи полезна тому, кто действительно переживает за целостность пересылаемого или хочет иметь доказательство отправки документа (или иного вложения) по почте.
Нередко прибегают к использованию описи бизнесмены, предприниматели или члены организаций, имеющих дело с серьезной документацией. Так, для того, чтобы , можно их переслать почтой. Именно для таких случаев и полезно оформить опись вложений.
Чем выгодно оформление описи
Опись отправляемого имущества, ценностей или ценных бумаг является полезной услугой, предоставляемой всеми почтовыми отделениями на территории Российской Федерации. Зачастую, опись позволяет избавиться от ряда проблем:
- При отправлении каких-либо документов описью подтверждается то, что письмо было отправлено в определенное время и содержало конкретные документы. Таким образом, опись является документальным подтверждением содержания письма.
- При получении письма получатель может сверить соответствие содержания конверта описи прямо в самом отделении Почты России. В случае обнаружения несоответствий, адресат имеет право предъявить свои претензии на месте.
Именно опись часто играет ключевую роль в решении спорных вопросов, так как ее наличие встает на сторону отправителя:
- При обращениях граждан в органы надзора
- При отправлении различного рода заявлений, которые чиновники, сотрудники организаций или члены определенных инстанций по какой-либо причине отказываются принимать
Еще одной немаловажной деталью является то, что дата оформления отчетности и отправки письма также является датой принятия письма. Иными словами, отправка письма с вложенной отчетностью и описью (даже в последний момент) избавляет отправителя от необходимости выплачивать штрафные санкции при просрочке.
Каким образом оформляется опись ценных документов
Так как услуга описи документов предоставляется в любом отделении связи Почты России, бланки на оформление всегда можно взять на месте: они находятся в свободном доступе. Также бланки можно предварительно оформить дома или скачать шаблон оформления на официальном сайте Почты России.
Как и все официальные документы, бланк описи документов Почты России оформляется по определенному шаблону следующим образом:
- Заполнить опись в двух экземплярах: один вкладывается в отправление, другой остается у отправителя
- Указать вид отправления (посылка, бандероль или ценное письмо)
- Заполнить строку почтового адреса и почтового индекса получателя
- Вписать в соответствующую строку ФИО адресата или
- Заполнить приложенную таблицу содержимого отправления
Сама таблица формы 107 также оформляется в соответствии с определенным шаблоном:
- номер перечисляемого по порядку
- полное наименование объекта
- количество
- объявленная ценность предмета (предметов)
В поле «Итого», находящемся под таблицей, необходимо указать общее количество заявленных в описи объектов и общую сумму ценности (в рублях).
В конце описи оформляются строки данных отправителя (ФИО или полное название организации) и его подпись. В том случае, если в таблице остались неиспользованные ячейки, их необходимо перечеркнуть, а если количество отправляемых предметов превышает количество строк в таблице, разрешено использовать дополнительный бланк.
Также стоит помнить, что опись является официальным документом, поэтому при ее оформлении недопустимы.
Объявленная стоимость служит своего рода гарантией того, что важные ценные документы не потеряются и не пропадут. В случае, если с оплавлением что-либо случится, при предъявлении описи отправитель получит денежное возмещение.
Верность заполнения описи и соответствие вложения почтового служащего. Его подпись ставится на обоих экземплярах описи.
Таким образом, оформление описи документов на бланках Почты России является гарантией того, что ценное отправление дойдет до адресата в сохранности, и у отправителя остается неоспоримое доказательство отправки именно тех документов, какие указаны в описи вложения.
Напишите свой вопрос в форму ниже
Обсуждение: есть 1 комментарий
Я занималась описью документов в судебных делах, когда проходила практику. Этому уделялось большое внимание, чтобы все чисто, аккуратно и разборчиво. Да и при отправке на почте тоже важно все правильно указать.
Ответить
Итак, бланк придется заполнить, если вы планируете отправить посылку, бандероль или ценное письмо. Именно последний вариант отправки имеет особую популярность у бюджетников.
Так, представителям бюджетной сферы довольно часто требуется передать важную документацию, а также некоторые формы отчетности в контролирующие органы (министерства, службы, ведомства). Пользоваться услугами курьера дорого, такую роскошь может позволить себе далеко не каждая организация. Следовательно, отправить документы заказным письмом — это отличный, быстрый, а главное — экономичный вариант.
Именно опись вложений Почты России — бланк — является подтверждением того, что находилось в данном письме, посылке или бандероли. Простой пример: бюджетная организация направляет измененный устав в Федеральную налоговую службу для регистрации. Для этой процедуры требуются оригиналы документов. Следовательно, при отправке заказного письма работник заполнит специальную бумагу, в которой укажет все документы, отправленные в ФНС. Именно эта форма 107 будет являться подтверждением факта отправки устава на регистрацию.
Бланк и его назначение
Унифицированная форма ф. 107 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п. Данный документ представляет собой простой перечень отправляемых ценностей, иными словами опись вложения, ф. 107 бланк заполнить онлайн можно на официальном сайте Почты России. Наша инструкция поможет правильно составить опись вложения ф. 107, бланк скачать можно ниже.
Особенности составления и отправки
Расскажем, как оформляется почтовая опись, бланк заполнить и распечатать можно заранее.
Документ является юридически значимым описанием содержимого почтового отправления. Исправлений и помарок в унифицированной форме не допускается.
При подготовке документа следует учитывать важные рекомендации:
- Указанием Почты России бланк описи вложения всегда заполняется в двух экземплярах.
- В перечень вписываются все предметы, их количество с указанием их объявленной ценности. Если предмет не имеет оценки (например, налоговая отчетность), то в поле «Объявленная ценность» ставится прочерк.
- Оба экземпляра списка и незапечатанное заказное письмо передаются работнику Почты России для сверки содержимого. Если все заполнено верно, то работник ставит печать, указывает дату, индекс отправления и подписывает бланк.
- Один экземпляр с подписью, печатью и датой приема почтового отправления вкладывается в письмо, второй передают отправителю.
- Если перечень содержимого конверта не укладывается на одном листе ф. 107, то следует продолжить список перечисления на новом бланке. В таком случае на каждом из заполненных листов делается отметка о его номере и общем количестве листов. Например: «Лист 1 из 3», «Лист 2 из 3» и «Лист 3 из 3».
Совет: если вы являетесь получателем заказного письма с описью вложений, то рекомендуем вскрывать конверт прямо в почтовом отделении. Причем делать это нужно в присутствии работника почты, чтобы сразу сверить содержимое с перечнем. Если какого-либо документа не окажется в конверте, то сотрудник почтового отделения должен составить акт. На основании этого акта будет проведено служебное расследование.
Инструкция по онлайн-заполнению
Предлагаем простой алгоритм, как заполнить опись вложения в ценное письмо онлайн:
Шаг № 2. Приступаем к заполнению.
Например, ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» необходимо отправить в ФНС следующие формы отчетности:
- Налоговая декларация по НДС.
- Налоговая декларация по налогу на прибыль.
- Единый расчет по страховым взносам.
- Форма 6-НДФЛ.
- Справка 2-НДФЛ за 2014 г.
Вносим данные в поля электронной формы «опись вложения, Почта России, заполнить онлайн». Начинаем с отправителя.
Опись вложения в почтовое отправление - это специальная форма, которая заполняется отправителем при необходимости или по желанию. Этот документ довольно простой, но он требует внимательности и аккуратности. Расскажем, как заполнить опись вложения в ценное письмо онлайн, где взять бланк для заполнения вручную и на что обратить внимание.
Что собой представляет опись вложений Почты России (бланк) и когда она нужна
Законом предусмотрена возможность передавать различные бумаги и документы не лично, а по почте. Таким образом, например, можно сдавать налоговые декларации, направлять исковые заявления в суд, передавать акционерам сообщения о проведении общего собрания. Но во всех случаях, когда необходимо подтверждение отправления, необходимо составлять опись вложения. Это дает дополнительную гарантию отправителю, что его посылка или письмо будут доставлены в целости и сохранности либо он получит компенсацию, соразмерную объявленной ценности. Вместе с тем этот документ объясняет получателям, что содержится в письме или посылке.
Почта России бланк описи называет формой 107. Она утверждена приказом госпредприятия от 17.05.2012 N 114-П , но использовать документ допускается только при отправке:
- ценного письма (вес до 2 кг);
- бандероли (масса не может превышать 5 кг, а при отправке по РФ — 2 кг);
- посылки (вес отправления не ограничивается).
Форма 107 Почта России (бланк скачать можно в конце статьи) выглядит так:
По сути это список с перечислением отправляемых предметов или документов, оформленный на фирменном бланке Почты России. Что с ним делать, расскажем дальше.
Как правильно заполнить бланк
Если вам необходимо отправить посылку или письмо с ценными документами, можно воспользоваться двумя способами.
- Можно опись вложения заполнить онлайн.
- Можно распечатать бланк или взять его в отделении и заполнить вручную.
Каким способом вы воспользуетесь, не имеет большого значения, потому что в самом конце документ вы подписываете лично, и сомневаться в его подлинности никто не будет.
Однако с точки зрения экономии времени первый способ — опись вложения (Почта России) заполнить онлайн — лучше. Потому что в отделение необходимо принести два одинаковых списка: один останется у отправителя, а другой вышлют адресату. Если вы заполняете перечень вручную, то придется дублировать записи. А когда вы заполняете список на сайте, то при скачивании для дальнейшей печати получаете два совершенно одинаковых перечня, которые останется только подписать.
Рассмотрим детально, как опись вложения (ф. 107 бланк) заполнить онлайн. Переходим по сайт Почты России и попадаем на такую страницу:
Начинаем заполнять построчно:
- ФИО или наименование организации;
- наименование предметов;
- их количество;
- объявленная ценность.
Обратите внимание, что наименования предметов желательно указывать полностью и корректно. Если вы отправляете в ИФНС налоговую декларацию, то желательно так и написать:
«оригинал налоговой декларации»,
если это копия договора об оказании услуг, то надо указать
«копия договора об оказании услуг».
Другие подробности — допустим, дата составления декларации или вторая сторона договора — не нужны. Исключения составляют облигации государственных займов и лотерейные билеты. О них сообщают номера, серии, номинальную стоимость и даже сумму выигрыша, если билеты выигрышные.
Если вещей много и строк не хватает, можно использовать дополнительные листы.
Многих интересует, как оценивать пересылаемые вещи и документы и обязательно ли объявлять какую-то ценность. Это делается по желанию, причем отправитель может указать любую стоимость. Возможно, один оценит копию договора об оказании услуг в 1000 рублей, а для другого налоговая декларация и на 10 рублей не потянет. Кроме того, не исключено, что кто-то просто не хочет, чтобы получатель увидел стоимость предметов. В таком случае для адресата поля с объявленной ценностью можно оставить незаполненными. В целом же объявленная стоимость используется для расчета компенсации ущерба отправителя, если выяснится, что какой-то документ или предмет не был доставлен.
Но вернемся к заполнению формы. После того как вы перечислили всё содержимое и указали ценность каждого документа/вещи, необходимо подсчитать общую ценность. Еще один плюс онлайн-сервиса — он сам посчитает сумму.
Пример заполнения
Посмотрите, как будет выглядеть опись письма с бумагами для суда от гражданина Иванова Сергея Петровича.
После того как вы нажмете на кнопочку «Скачать бланк», у вас появится такая страничка:
Готова почтовая опись! Бланк заполнить и распечатать совсем не сложно, и на почте вы на него не потратите время. Единственное, что еще нужно сделать — поставить подпись в отведенных для этого полях, а затем предоставить вместе с незапечатанным конвертом или посылкой работнику почтового отделения.
За проверку придется заплатить
Разобрались, где и как заполнить опись на почту (бланк скачать можно в конце текста). Остается рассказать, что будут делать сотрудники почтового отделения. Согласно правилам, отправитель приносит посылку или письмо незапечатанным, чтобы работник почты мог сверить наличие в отправлении всех перечисленных предметов. После этого ставится штамп о проверке, на описи расписывается работник почты. Затем можно запечатать письмо. После оплаты вам обязательно должны вернуть один экземпляр формы 107, в верхней части которой будет указан номер почтового отправления (трэк). С его помощью можно следить за перемещением письма.
Обратите внимание: независимо от того, кто отправляет посылку с описью, с него возьмут дополнительные деньги за сличение содержимого и перечня указанных предметов. Это платная услуга. Но ее стоимость вы сможете узнать только в том отделении, из которого будете отправлять бумаги или вещи, поскольку утверждение тарифов — прерогатива филиалов ФГУП «Почта России».
Предусмотрен способ представления налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) налоговой декларации (расчета) в налоговый орган в виде почтового отправления с описью вложения. Причем, при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.
Бланк описи вложения по Форме 107 используется в следующих случаях:
- опись вложения в ценное письмо;
Примечание : Например, при отправлении налоговой декларации по почте.
- опись вложения в посылку;
- опись вложения в бандероль;
Почтовое отправление с объявленной ценностью отправляется в открытом виде с описью вложения. При этом, отправитель ценного письма, посылки или бандероли обязан заполнить два бланка описи вложения ф.107 , в которых указывает:
- наименование и почтовый адрес адресата;
- наименование, количество предметов и сумма их оценки.
Отправитель ценного письма с налоговой декларацией должен ставит свою подпись на каждом экземпляре бланка описи. В случае, если среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе "объявленная ценность" против их наименования ставится прочерк на каждом бланке описи. По желанию отправителя на экземпляре описи вложения, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.
Когда бланки описи по ф.107 заполнены, работник почты работник обязан:
- сличить записи в обоих экземплярах описи;
- сличить соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО);
- сличить отправляемые предметы с записями в описи;
- проверить соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи;
- проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них;
- вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.
Если Вы отправляете посылку с описью вложения посылок, а также по РПО с объявленной ценностью, сдаваемых юридическими лицами, взимается плата.
Сумму ценности каждого предмета отправитель определяет самостоятельно. Стоимость предметов описи влияет на сумму компенсации, в случае утери отправления, но чем больше стоимость предметов тем больше будет стоимость страхового сбора пересылки. Сумму предметов можно сделать нулевой поставив прочерк.
Стоимость пересылки ценного письма с описью вложений
Пересылка ценного письма с описью вложения со стоимостью документов 10 рублей весом 20 грамм будет стоить 120-170 рублей по России.
Опись вложений для 3-НДФЛ при отправке на почте
ИНН 770012345678,
Александр Сергеевич Иванов
Адрес: 145147, г. Москва,
12-я Слесарная ул.,
д. 59, корп. 12, кв. 409
ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ
1. Налоговая декларация 3-НДФЛ за 2013 год на 8 (восьми) страницах – 1 экземпляр.
2. Копия справки о доходах по форме 2-НДФЛ на 1 (одной) странице – 1 экземпляр.
3. Заявление на возврат НДФЛ, излишне удержанного работодателем в связи с
предоставлением имущественного вычета с начала года, на 1 (одной) странице –
1 экземпляр.
22.04.2014 А.С. Иванов